Vielleicht erleben Sie das auch hin und wieder - Sie planen ein Teammeeting für 1 Stunde und es will einfach kein Ende nehmen - sie hängen schon am ersten Tagesordnungspunkt fest.
Danach kommen von Ihren Teammitgliedern die Rückmeldungen:
Wovon haben wir eigentlich gesprochen
Es hat wieder mal ewig gedauert
Nichts ist dabei herausgekommen
Wozu machen wir das eigentlich?
Sie als Führungskraft erleben nach dem Meeting nicht die gewünschte Aktion, sondern eher Gleichgültigkeit und Unverständnis - keiner fühlt sich für die Erledigung der To Do`s zuständig.
Hier sind Ihre Moderationsqualitäten gefragt!
Das bedeutet
- Vorab eine Agenda mit den wichtigsten Tagesordnungspunkten versenden
- Besorgen Sie Getränke und Snacks bzw. sagen Sie zu Beginn der virtuelle Meetings, dass alle Teilnehmer für Getränke und das leibliche Wohl sorgen sollen.
- Genaue Zeiten angeben für die jeweiligen Themen
- Sich an die Agenda halten und Zeiten einhalten
- Fragerunden und Anmerkungen moderieren - d.h. Raum dafür geben, vorher einplanen, aussprechen lassen und bei großem Redefluss dann auch wieder deutlich aber nett beenden und andere zu Wort kommen lassen.
- Vorher sagen, wie lange die Statements sein dürfen.
- Wenn immer noch Fragen auftauchen sollten, bitte um Sammlung und Dokumentation im Nachgang - dann können Sie sich im Anschluss an das Meeting damit befassen.
- Genügend Freiraum für zusätzliche Fragen einplanen
- Bei schwierigen Themen zuhören, Verständnis zeigen und Lösungsmöglichkeiten besprechen bzw. ankündigen.
- Bei digitalen Meetings immer wieder rückfragen und das Team mit einbinden
- Nutzen Sie sog. Breakout Rooms für Teamwork
- Nutzen Sie gemeinsame Plattformen zur Dokumentation wie z.B. Padlett, Miro uä.
- Lockern Sie das Meeting durch kurze Spiele, Pausen auf!
- Machen Sie gemeinsame Konzentrations- oder Entspannungsübungen.
- Nach 50 min. sollten Sie eine kurze Pause einplanen.
- Vergessen Sie beim online Meeting nicht, in den Chat zu schauen.
- Wenn sich kein Mitarbeiter beteiligt, fragen Sie nacheinander alle Ihre Mitarbeiter zu dem gewünschten Thema.
- Stehen Sie gemeinsam auf - Sie können auch mit dem Handy beim Spazierengehen diskutieren - danach treffen Sie sich wieder in der großen Runde vor den Bildschirmen.
- Versuchen Sie auch online die Zeiten einzuhalten.
- Nutzen Sie spezielle Meetingtools für den Austausch unter den Kollegen.
Vergessen Sie nicht - eine gute Moderation schafft Struktur, liefert Ergebnisse und begeistert!
Viel Spaß beim nächsten Meeting,
Ihre Sabine Herbst
